Tien tips voor een effectieve bijeenkomst

Een calamiteit, een heftige gebeurtenis of een potentieel gevaarlijke situatie kan ervoor zorgen dat je als organisatie ineens veel mensen tegelijk moet informeren. Een informatiebijeenkomst biedt dan uitkomst. Maar hoe zorg je ervoor dat de emoties niet de overhand krijgen en dat je boodschap overkomt? Hieronder tien tips.

1. Werk je boodschappen vooraf uit
Zet je boodschappen vooraf op papier, inclusief een versie geschikt voor social media en stem deze af met alle betrokkenen. Zo kun je snel schakelen.

2. Samen voorbereiden
Zorg dat alle sprekers van die avond elkaar ontmoet hebben en stem de boodschappen van tevoren met elkaar af. Bespreek ook de omgangsregels. Denk daarbij aan: laat elkaar uitspreken, reageer met respect op elkaar, iedereen krijgt de kans om zijn vragen te stellen, enzovoorts. Houd een generale repetitie of eet gezamenlijk voor de bijeenkomst.

3.Voorkom vaktaal en onduidelijkheid
Zorg dat alle boodschappen begrijpelijke taal bevatten. Vertel niet alleen over maatregelen of ingrepen, maar leg vooral uit wat dat betekent voor de toehoorder. Zeker bij potentieel gevaarlijke situaties of risico’s voor de gezondheid bestaan daarover snel misverstanden en die wil je direct de wereld uit helpen.

4. Zorg dat alle verantwoordelijken die avond aanwezig zijn
Zo zat ik als bewoner eens bij een informatieavond waarin de ontwikkelplannen voor een straat uit de doeken werden gedaan. De boodschap die erin hakte, was dat de gemeente de eigenaren van de woningen wilde uitkopen. Mensen moesten dus gedwongen verhuizen. Er volgden veel – boze – vragen en de missende partij die avond was… juist: de gemeente. De ontwikkelaar deed zijn best om het volledige verhaal te vertellen, maar de bijeenkomst werd een fiasco.

5. Zorg voor een goede moderator
Een moderator heeft geen rol in het inhoudelijke deel en kan dus een (onafhankelijke) buitenstaander zijn. Zijn of haar enige verantwoordelijkheid is een goed verloop van de bijeenkomst. Dit betekent o.a. scheppen van context, het aankondigen van de sprekers, onafhankelijke schakel zijn tussen vragen en antwoorden, zelf vragen stellen die kunnen leven en de rust terug brengen als de emoties de overhand krijgen.

6. Kap de bijeenkomst niet zomaar af als er nog veel vragen zijn
Dit zorgt voor veel onrust en een onbevredigend gevoel. Ook al is het tijd, verleng bijvoorbeeld de bijeenkomst met een half uur, of stel een alternatief voor: alle nog overblijvende vragen worden genoteerd en beantwoord in het verslag. Ook informeel napraten werkt goed. Er zijn altijd mensen die liever wat meer privé hun vraag stellen. Zorg dan wel dat alle sprekers nog wat langer aanwezig kunnen zijn.

7. Zorg voor een schriftelijk verslag aan iedereen die de uitnodiging kreeg
Er is nooit een opkomst van 100% en zo zorg je er toch voor dat iedereen jouw boodschap uit eerste hand krijgt. Denk aan de presentatie aangevuld met een toelichting of een samenvatting van de bespreekpunten. Een creatievere vorm mag ook, maar dat moet passen bij de bijeenkomst.

8. Bepaal van tevoren hoe je omgaat met de aanwezigheid van journalisten
Het voelt misschien kwetsbaar als er journalisten in de zaal zitten, maar het voordeel is dat ook zij uit eerste hand jouw boodschap horen en context meekrijgen in de hele dialoog. De andere kant is dat niet iedereen zit te wachten op lopende camera’s en de aanwezigheid van derden zonder belang. Bijvoorbeeld in situaties met veel emotie en verdriet. Als je besluit om de bijeenkomst besloten te houden, kun je eventueel erna een persbijeenkomst houden of een persbericht versturen.

9. Zorg voor een goede monitoring en afhandeling van social media gesprekken
Ook al kies je voor een besloten bijeenkomst, je hebt weinig controle over wat er op social media gebeurt. De toehoorders zelf kunnen berichten en foto’s online plaatsen. Zorg dat je ook online de vragen juist kunt beantwoorden en misverstanden kunt rechtzetten. Deze vragen hebben net zoveel impact op je reputatie als tijdens de bijeenkomst of voor de camera.

10. Tot slot: zorg voor een goed bereikbare en centrale locatie
Is het publiek wat ouder, zorg dan voor toegankelijkheid voor rolstoelen en rollators, ook bij de faciliteiten. Verwelkom de mensen, samen met de sprekers, bij de deur (te vaak staan de sprekers aan de zijkant nog een beetje bij te praten, terwijl ondertussen mensen binnenkomen). Zorg voor koffie en thee. Zeker bij grote bijeenkomsten geef je zo nog een persoonlijke sfeer mee.